Firmenadressen kauft man selten, und dann meist unter Zeitdruck: Die Messe steht an, der Aussendienst braucht neue Gebiete, das CRM ist lückenhaft. Diese Checkliste ordnet den Kauf in drei Phasen. Vor der Anfrage klären Sie, was Sie brauchen. Im Gespräch mit dem Anbieter prüfen Sie, was er liefern kann. Nach der Lieferung kontrollieren Sie, ob die Datei hält, was das Angebot verspricht.

Phase 1: Bevor Sie Angebote einholen

1. Den Kanal zuerst festlegen

Welche Adressen Sie brauchen, hängt davon ab, wie Sie die Firmen ansprechen wollen. Für adressierte Briefe an Unternehmen braucht es in der Schweiz keine vorherige Einwilligung. Für Massenwerbung per E-Mail, SMS oder Fax dagegen schon, auch wenn die Empfänger Firmen sind (Art. 3 Abs. 1 lit. o UWG). Wer eine Adressliste für eine E-Mail-Kampagne kaufen will, kauft also etwas, das er so nicht einsetzen darf. Planen Sie die Aktion vom Kanal aus: Brief, Aussendienstbesuch, Abgleich im CRM oder Marktanalyse.

2. Die Zielgruppe in Tätigkeiten beschreiben

„KMU“ oder „Handwerk“ ist keine Auswahl, mit der ein Anbieter arbeiten kann. Schreiben Sie auf, was die Firmen tun, wo sie sitzen und welche nicht dazugehören, etwa Holdinggesellschaften ohne Personal. Aus dieser Beschreibung lassen sich NOGA-Codes ableiten; wie das geht, zeigt der Artikel Zielgruppe nach Branche eingrenzen.

3. Pflichtfelder bestimmen

Jedes Feld, das jede Adresse haben muss, verkleinert die Liste. Das ist gewollt: Für einen Brief genügt die vollständige Postanschrift, wer Firmen vorher auf ihrer Website prüfen will, braucht die Website. Legen Sie fest, welche Felder Pflicht und welche nur willkommen sind.

4. Das Budget je Adresse rechnen, nicht je Liste

Zum Preis der Datei kommen Porto, Druck oder die Arbeitszeit für den Import. Überlegen Sie, was Ihnen eine einzelne brauchbare Adresse wert ist. Diese Zahl hilft später beim Vergleich der Angebote mehr als der Gesamtpreis.

Phase 2: Was Sie den Anbieter fragen

5. Aus welcher Quelle stammt welches Feld?

Das Handelsregister ist öffentlich, und das Eidgenössische Amt für das Handelsregister stellt die Einträge als offene Behördendaten bereit, die mit Quellenangabe genutzt werden dürfen. Telefonnummern und E-Mail-Adressen stehen darin aber nicht; sie kommen aus Websites, Kartendaten oder Verzeichnissen. Viele Verzeichnisse verbieten in ihren Nutzungsbedingungen, ihre Einträge in Adressdatenbanken zu übernehmen. Ein seriöser Anbieter kann für jede Spalte sagen, woher sie stammt.

6. Welcher Datenstand gilt für meine Auswahl?

Ein Datum auf der Website ist kein Prüfdatum jeder Zeile. Fragen Sie, wann die Daten zuletzt aus den Quellen übernommen wurden und ob im Handelsregister gelöschte Firmen entfernt werden. In der Gastronomie und im Detailhandel ändern sich Betreiber und Nummern besonders häufig.

7. Wie viele Adressen bleiben nach allen Filtern?

Prozentangaben für die ganze Datenbank helfen nicht. Bitten Sie um die Zahl der Datensätze, die gleichzeitig alle Ihre Pflichtfelder haben, in Ihrer Branche und Ihrem Gebiet. Erst diese Zahl sagt, was Sie bekommen.

8. Wie ist der Umgang mit dem Sternvermerk?

Wer Werbeanrufe plant, muss den Vermerk im Telefonverzeichnis beachten, dass jemand keine Werbung wünscht. Eine Nummer ohne Verzeichniseintrag gilt dabei wie eine Nummer mit Stern (Art. 3 Abs. 1 lit. u UWG), und angerufen werden darf nur mit einer angezeigten, eingetragenen Nummer (Art. 3 Abs. 1 lit. v UWG). Eine Liste ohne Abgleich ist für Telefonakquise nicht geeignet. Fragen Sie, ob und mit welchem Stichtag abgeglichen wurde; ist das nicht der Fall, setzen Sie die Telefonnummern nicht für Werbeanrufe ein.

9. Gibt es einen eindeutigen Schlüssel?

In der Schweiz ist das die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID, CHE-123.456.789). Sie bleibt einer Rechtseinheit dauerhaft zugeordnet und wird nach einer Löschung nicht neu vergeben (Art. 116 HRegV). Mit der UID gleichen Sie gekaufte Adressen sauber mit dem eigenen Bestand ab. Einzelunternehmen unter der Eintragungsschwelle des Handelsregisters (Art. 931 OR) haben oft keine; für sie braucht es zusätzliche Merkmale wie Adresse und Website.

Phase 3: Nach der Lieferung

10. Stichproben ziehen

Prüfen Sie zwanzig oder dreissig zufällige Zeilen: Stimmt die Adresse, existiert die Website, passt die Firma zur bestellten Branche? Weichen viele Zeilen ab, sprechen Sie den Anbieter an, bevor Sie Briefe drucken lassen.

11. Den Import an einer Kopie testen

Öffnen Sie die Datei über den Textimport, nicht per Doppelklick, damit Umlaute, führende Nullen und die Punkte der UID erhalten bleiben. Legen Sie fest, dass leere Felder vorhandene Werte in Ihrem CRM nicht überschreiben, und testen Sie das an einer Kopie.

12. Personendaten richtig behandeln

Bei Einzelunternehmen und namentlich genannten Personen sind die Angaben Personendaten. Wer sie nicht bei der Person selbst beschafft, muss sie grundsätzlich innerhalb eines Monats darüber informieren (Art. 19 DSG); die Ausnahmen stehen in Art. 20 DSG. Ein ausdrücklicher Widerspruch gegen Werbung ist zu beachten (Art. 30 Abs. 2 lit. b DSG). Führen Sie eine Sperrliste und gleichen Sie neue Lieferungen damit ab.

Warnsignale in Angeboten

  • „Mit Einwilligung für E-Mail-Werbung“, ohne Nachweis, wer wann gegenüber wem eingewilligt hat.
  • „Telefonnummern aus dem Handelsregister“: Das Register enthält keine.
  • „100 % aktuell“ oder „täglich geprüft“ für Hunderttausende Datensätze.
  • Keine Musterdatei und keine Zahl nach Filtern: Was vorher nicht gezeigt wird, lässt sich nachher nicht einfordern.

So arbeitet kontaktdatenbank.ch

Wir nennen unsere Quellen unter Datenquellen und Methodik, zeigen den Aufbau der Datei in einer Musterdatei mit erfundenen Firmen und bestätigen Zahl der Adressen, Datenstand und Endpreis vor jeder Bestellung. Die Preise je Branche stehen unter Preise. Telefonnummern liefern wir als „nicht abgeglichen“; sie sind nicht für Werbeanrufe bestimmt.